Datenschutzerklärung

1. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für diese Website, die Konsolenkonten unserer Kunden und unser eigenes Marketing entscheidet Optavius, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wir sind dann Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Wenn ein Optavius-Agent Anrufe, Chats oder Nachrichten für eine Praxis bearbeitet, entscheidet die Praxis, wie und warum Patientendaten verarbeitet werden. Die Praxis ist Verantwortlicher; Optavius ist Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und, wo HIPAA gilt, eines Business Associate Agreement. Für diese Daten gilt die Datenschutzerklärung der Praxis. Für die Datenschutzpraktiken unserer Kunden sind wir nicht verantwortlich.

2. Informationen, die Sie uns geben

Wir erheben die Informationen, die Sie uns selbst mitteilen.

• Kontakt- und Demoanfragen: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Praxisname, Fachrichtung, Telefonnummer und alles, was Sie in einer Nachricht schreiben oder über unser Terminbuchungstool buchen.
• Demo-Nummer: Wenn Sie die Demo-Nummer anrufen, nimmt ein Optavius-Agent den Anruf entgegen; er wird aufgezeichnet und transkribiert, damit Sie hören können, wie es funktioniert. Die Aufzeichnung wird innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern Sie nicht um Aufbewahrung bitten.
• Konsolenkonten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Praxis und die von Ihnen geänderten Einstellungen. Die Konsole protokolliert, wer was geändert hat, damit Ihre Praxis einen Prüfpfad hat.
• Bewerbungen: die Angaben in Ihrer Bewerbung und Ihrem Lebenslauf, einschließlich dessen, was Sie über einen Dienst wie LinkedIn teilen.
• Korrespondenz: der Inhalt von E-Mails und Nachrichten, die Sie uns senden, sowie ob Sie unsere E-Mails geöffnet oder einen Link darin angeklickt haben.

3. Automatisch erhobene Informationen

Wenn Sie die Website oder Konsole nutzen, erhalten wir technische Informationen von Ihrem Gerät.

• Geräteinformationen: IP-Adresse, aus der sich ein ungefährer Standort ableiten lässt, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem.
• Nutzungsinformationen: aufgerufene Seiten, die Website, von der Sie kamen, Datum und Uhrzeit der Besuche und Interaktionen mit der Konsole.
• Cookies und ähnliche Techniken: siehe Abschnitt 7. In der EU holen wir Ihre Einwilligung ein, bevor wir Analyse- oder Marketing-Cookies setzen.

4. Patientendaten, die wir für Praxen verarbeiten

Anrufe, Transkripte, Termine, Bestellstatus und Nachrichten, die ein Optavius-Agent für eine Praxis bearbeitet, enthalten personenbezogene Daten von Patienten, einschließlich Gesundheitsdaten. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen der Praxis und nur, um die vereinbarte Leistung zu erbringen: beantworten, buchen, weiterleiten und berichten.

Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet wird, entsprechend den Vorgaben der Praxis und dem geltenden Recht. Aufzeichnungen und Transkripte werden für die mit der Praxis vereinbarte Frist gespeichert und danach gelöscht oder zurückgegeben.

Wir verkaufen keine Patientendaten. Wir verwenden keine identifizierbaren Patientendaten, um allgemeine Modelle zu trainieren. Mit Zustimmung der Praxis können wir anonymisierte, aggregierte Daten nutzen, um Abläufe zu verbessern und Qualität zu messen. Anonymisierte Daten enthalten niemals Namen, Kontaktdaten, Geburtsdaten oder andere identifizierende Merkmale.

5. Wie wir Informationen verwenden

Wir verwenden die Informationen aus Abschnitt 2 und 3, um:

• die Website, die Konsole und unsere Dienste bereitzustellen, zu pflegen und zu verbessern;
• Demoanfragen zu beantworten, Termine zu vereinbaren und Support zu leisten;
• administrative Nachrichten zu senden sowie Marketingnachrichten, die Sie jederzeit abbestellen können;
• zu verstehen, wie Website und Konsole genutzt werden, und neue Funktionen zu entwickeln;
• Betrug, Missbrauch und Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu verhindern;
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen, unsere Bedingungen durchzusetzen und unsere Rechte und die anderer zu schützen;
• aggregierte, anonymisierte Statistiken zu erstellen, die niemanden mehr identifizieren.

6. Wie wir Informationen weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten nur wie hier beschrieben weiter.

• Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag hosten, übertragen oder verarbeiten: Cloud-Hosting in der EU und den USA, Telefonieanbieter, Sprach- und Sprachmodellanbieter unter Verträgen, die ein Training mit Ihren Daten untersagen, E-Mail- und Terminplanungstools, Analyse- und Supportsoftware. Jeder ist an einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden.
• Unsere Kunden: Informationen zu Anrufen und Terminen sind für die Praxis sichtbar, für die der Agent arbeitet.
• Berufliche Berater wie Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Versicherer, unter Vertraulichkeit.
• Behörden, wenn Gesetz, Gerichtsbeschluss oder ein rechtmäßiges Ersuchen dies verlangen oder um die Sicherheit einer Person zu schützen.
• Ein Käufer oder Rechtsnachfolger bei Fusion, Übernahme oder Verkauf von Vermögenswerten, unter dieser Erklärung.
• Andere, mit Ihrer Einwilligung.

7. Cookies und Analyse

Die Website verwendet unbedingt erforderliche Cookies, um zu funktionieren. Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Analyse-Cookies, um die Nutzung der Website zu verstehen, und Marketing-Cookies, um Kampagnen zu messen. Sie können Ihre Wahl jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen in der Fußzeile ändern. Cookies im Browser zu blockieren ist ebenfalls möglich, kann aber das Verhalten der Konsole beeinflussen.

Unsere Analyse- und Werbepartner können Cookies und ähnliche Techniken dienstübergreifend einsetzen. Personalisierte Werbung können Sie über Ihre Browsereinstellungen und über youronlinechoices.eu abwählen.

8. Sicherheit

Wir schützen Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, rollenbasierte Zugriffe, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiter, Protokollierung des Zugriffs auf Patientendaten, regelmäßige Backups und unabhängige Tests. Patientendaten werden in der Region der Praxis gehostet: in der EU für europäische Praxen, in den USA für amerikanische Praxen.

Kein System ist vollständig sicher. Wenn wir von einer Verletzung erfahren, die Ihre Daten betrifft, informieren wir Sie und, wo erforderlich, die Aufsichtsbehörde ohne unangemessene Verzögerung.

9. Speicherdauer

Kontakt- und Demodaten bewahren wir auf, solange eine Geschäftsbeziehung oder ein berechtigtes Interesse am Kontakt besteht, höchstens jedoch drei Jahre nach unserem letzten Kontakt. Konsolenkontodaten bewahren wir für die Dauer des Kundenvertrags auf und löschen sie innerhalb von 90 Tagen nach dessen Ende, sofern das Gesetz nichts Längeres verlangt. Bewerbungsdaten löschen wir ein Jahr nach Schließung einer Stelle, sofern Sie nicht um Aufbewahrung bitten. Patientendaten bewahren wir für die mit der Praxis vereinbarte Frist auf.

10. Ihre Rechte

Sie können von uns Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie eine Kopie in einem übertragbaren Format verlangen und der Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, einschließlich Direktwerbung, widersprechen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Sie können sich außerdem bei Ihrer Aufsichtsbehörde beschweren.

Bei Patientendaten, die wir im Auftrag einer Praxis verarbeiten, wenden Sie sich bitte an die Praxis. Wir unterstützen die Praxis dabei, innerhalb der gesetzlichen Fristen zu antworten.

Um ein Recht auszuüben, schreiben Sie an privacy@optavius.com. Wir können Sie bitten, zunächst Ihre Identität zu bestätigen.

11. Internationale Übermittlungen

Optavius arbeitet von Amsterdam und Houston aus. Daten können in der EU und in den USA verarbeitet werden. Verlassen personenbezogene Daten die EU, stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist, und andernfalls auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen.

12. Kinder

Unsere Website und Konsole richten sich an Fachleute und nicht an Kinder. Über die Website erheben wir wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Patientendaten von Kindern verarbeiten wir für Praxen gemäß Abschnitt 4.

13. Änderungen dieser Erklärung

Änderungen veröffentlichen wir auf dieser Seite mit einem neuen Datum oben. Ändert eine Anpassung wesentlich, wie wir bereits vorhandene personenbezogene Daten von Ihnen verwenden, informieren wir Sie vorab per E-Mail oder in der Konsole.

14. Kontakt

Optavius B.V., Amsterdam, Niederlande, und Optavius Inc., Houston, Texas. Fragen, Anträge und Beschwerden: privacy@optavius.com.