Privacybeleid

1. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Voor deze website, de consoleaccounts van onze klanten en onze eigen marketing bepaalt Optavius hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt. Wij zijn dan verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG.

Wanneer een Optavius-agent oproepen, chats of berichten voor een praktijk afhandelt, bepaalt de praktijk hoe en waarom patiëntgegevens worden verwerkt. De praktijk is verwerkingsverantwoordelijke; Optavius is verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst en, waar HIPAA geldt, een business associate agreement. Het privacybeleid van de praktijk is op die gegevens van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van onze klanten.

2. Informatie die u ons geeft

We verzamelen de informatie die u zelf verstrekt.

• Contact- en demoaanvragen: naam, zakelijk e-mailadres, praktijknaam, specialisme, telefoonnummer en wat u in een bericht schrijft of via onze planningstool boekt.
• Demolijn: als u het demonummer belt, wordt het gesprek door een Optavius-agent beantwoord, opgenomen en uitgeschreven zodat u kunt horen hoe het werkt. De opname wordt binnen 30 dagen verwijderd, tenzij u vraagt om die te bewaren.
• Consoleaccounts: naam, e-mailadres, rol, praktijk en de instellingen die u wijzigt. De console legt vast wie wat heeft gewijzigd, zodat uw praktijk een audittrail heeft.
• Sollicitaties: de gegevens in uw sollicitatie en cv, inclusief wat u deelt via een dienst als LinkedIn.
• Correspondentie: de inhoud van e-mails en berichten die u ons stuurt, en of u onze e-mails heeft geopend of op een link heeft geklikt.

3. Informatie die we automatisch verzamelen

Als u de website of console gebruikt, ontvangen we technische informatie van uw apparaat.

• Apparaatinformatie: IP-adres, waaruit we een globale locatie kunnen afleiden, apparaattype, browser en besturingssysteem.
• Gebruiksinformatie: bekeken pagina's, de site waar u vandaan kwam, datums en tijden van bezoek en interacties met de console.
• Cookies en vergelijkbare technieken: zie paragraaf 7. In de EU vragen we uw toestemming voordat we analytische of marketingcookies plaatsen.

4. Patiëntgegevens die we voor praktijken verwerken

Gesprekken, transcripties, afspraken, bestelstatussen en berichten die een Optavius-agent voor een praktijk afhandelt, bevatten persoonsgegevens van patiënten, waaronder gezondheidsgegevens. We verwerken deze gegevens uitsluitend volgens de schriftelijke instructies van de praktijk en alleen om de afgesproken dienst te leveren: beantwoorden, inplannen, escaleren en rapporteren.

Bellers horen aan het begin van het gesprek dat ze met een AI-assistent spreken en dat het gesprek wordt opgenomen, conform het beleid van de praktijk en de wet. Opnames en transcripties worden bewaard gedurende de met de praktijk afgesproken termijn en daarna verwijderd of teruggegeven.

We verkopen geen patiëntgegevens. We gebruiken geen herleidbare patiëntgegevens om algemene modellen te trainen. Als een praktijk daarmee instemt, kunnen we geanonimiseerde, geaggregeerde gegevens gebruiken om routes te verbeteren en kwaliteit te meten. Geanonimiseerde gegevens bevatten nooit namen, contactgegevens, geboortedata of andere identificerende kenmerken.

5. Hoe we informatie gebruiken

We gebruiken de informatie uit paragraaf 2 en 3 om:

• de website, de console en onze diensten te leveren, te onderhouden en te verbeteren;
• demoaanvragen te beantwoorden, afspraken in te plannen en ondersteuning te bieden;
• administratieve berichten te sturen, en marketingberichten waarvoor u zich op elk moment kunt afmelden;
• te begrijpen hoe de website en console worden gebruikt en nieuwe functies te ontwikkelen;
• fraude, misbruik en beveiligingsincidenten op te sporen en te voorkomen;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen, onze voorwaarden te handhaven en onze rechten en die van anderen te beschermen;
• geaggregeerde, geanonimiseerde statistieken te maken die niemand meer identificeren.

6. Hoe we informatie delen

We delen persoonsgegevens alleen zoals hier beschreven.

• Dienstverleners die namens ons gegevens hosten, verzenden of verwerken: cloudhosting in de EU en VS, telefonieproviders, spraak- en taalmodelleveranciers onder contracten die trainen op uw gegevens verbieden, e-mail- en planningstools, analyse- en supportsoftware. Elk is gebonden aan een verwerkersovereenkomst.
• Onze klanten: informatie over gesprekken en afspraken is zichtbaar voor de praktijk waarvoor de agent werkt.
• Professionele adviseurs zoals advocaten, accountants en verzekeraars, onder geheimhouding.
• Autoriteiten, wanneer de wet, een rechterlijk bevel of een rechtmatig verzoek dat vereist, of om de veiligheid van een persoon te beschermen.
• Een koper of rechtsopvolger bij een fusie, overname of verkoop van activa, onder dit beleid.
• Anderen, met uw toestemming.

7. Cookies en analyse

De website gebruikt strikt noodzakelijke cookies om te werken. Met uw toestemming gebruiken we analytische cookies om te begrijpen hoe de site wordt gebruikt en marketingcookies om campagnes te meten. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link cookie-instellingen in de voettekst. Cookies blokkeren in uw browser kan ook, maar kan het gedrag van de console beïnvloeden.

Onze analyse- en advertentiepartners kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken over diensten heen. U kunt zich afmelden voor gepersonaliseerde advertenties via uw browserinstellingen en via youronlinechoices.eu.

8. Beveiliging

We beschermen gegevens met versleuteling tijdens transport en in opslag, toegang op basis van rollen, tweestapsverificatie voor medewerkers, logging van toegang tot patiëntgegevens, regelmatige back-ups en onafhankelijke tests. Patiëntgegevens worden gehost in de regio van de praktijk: de EU voor Europese praktijken, de VS voor Amerikaanse praktijken.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Als we een inbreuk ontdekken die uw gegevens raakt, informeren we u en, waar vereist, de toezichthouder zonder onnodige vertraging.

9. Bewaartermijnen

Contact- en demogegevens bewaren we zolang we een zakelijke relatie of een gerechtvaardigd belang hebben om contact te houden, en maximaal drie jaar na ons laatste contact. Consoleaccountgegevens bewaren we gedurende het klantcontract en verwijderen we binnen 90 dagen na afloop, tenzij de wet langer vereist. Sollicitatiegegevens verwijderen we een jaar na sluiting van een vacature, tenzij u vraagt om ze te bewaren. Patiëntgegevens bewaren we gedurende de met de praktijk afgesproken termijn.

10. Uw rechten

U kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens, om een kopie in een overdraagbaar formaat, en u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing. Toestemming kunt u op elk moment intrekken. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor patiëntgegevens die we namens een praktijk verwerken, kunt u contact opnemen met de praktijk. Wij helpen de praktijk binnen de wettelijke termijnen te reageren.

Om een recht uit te oefenen mailt u naar privacy@optavius.com. We kunnen u vragen eerst uw identiteit te bevestigen.

11. Internationale doorgifte

Optavius werkt vanuit Amsterdam en Houston. Gegevens kunnen in de EU en de VS worden verwerkt. Als persoonsgegevens de EU verlaten, steunen we op het EU-VS Data Privacy Framework als de ontvanger gecertificeerd is, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende waarborgen.

12. Kinderen

Onze website en console zijn bedoeld voor professionals en niet gericht op kinderen. We verzamelen via de website niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Patiëntgegevens van kinderen verwerken we voor praktijken volgens paragraaf 4.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wijzigingen plaatsen we op deze pagina met een nieuwe datum bovenaan. Als een wijziging wezenlijk verandert hoe we persoonsgegevens gebruiken die we al van u hebben, laten we u dat vooraf per e-mail of in de console weten.

14. Contact

Optavius B.V., Amsterdam, en Optavius Inc., Houston, Texas. Vragen, verzoeken en klachten: privacy@optavius.com.